झिरो पेंडन्सी म्हणजे काय?

प्रशासकीय व्यवस्था ही कोणत्याही देशाचे एक महत्वाचे अंग आहे. विशेषत: लोकशाही प्रजासत्ताक व्यवस्थेमध्ये प्रशासकीय यंत्रणेचे महत्व अनन्यसाधारण असते. जनतेच्या इश्चा आणि आकांक्षा पूर्ण करण्याचे ते एकमेव साधन आहे. देशातील नागरिकांची ढोबळमानाने साधारण दोन प्रकारची कामे प्रशासनाकडे असतात. एक म्हणजे शासन दरबारी आपल्या समस्या आणि अडचणी सोडवणे आणि दुसरे म्हणजे शासनाकडून विविध लाभ आणि सेवा प्राप्त करून घेणे.

समस्या आणि अडचणी सोडवणे, लाभ आणि सेवा देणे यासाठी शासनाची एक कार्यपद्धती ठरलेली असते. त्या कार्यपद्धती प्रमाणेच नागरिकांना संपर्क साधावा लागतो. जर नागरिकांना समस्या, अडचण आणि तक्रार याबाबत दाद मागायची असेल किंवा लाभ आणि सेवा प्राप्त करून घेणे असेल तर ऑनलाइन किंवा ऑफलाइन अर्ज सादर करावा लागतो. हे अर्ज किंवा पत्रव्यवहार याला प्रशासनात ‘टपाल’ असेही संबोधले जाते. असा अर्ज आल्यानंतर त्याची सर्वप्रथम दखल घेणे आणि अर्ज सादर केलेल्या नागरिकाला आवश्यक तो सल्ला, मार्गदर्शन, अभिप्राय, लाभ, सेवा देवून त्याचे समाधान साधने कोणत्याही प्रशासकीय व्यवस्थेचे प्रमुख उदिष्ट आणि ध्येय असते. मात्र कायम असे होतांनी दिसून येतेच असे नाही. त्या अनुषंगाने या व्यवस्थेमध्ये सुधारणा व्हावी आणि

साधारण १४ वर्षापूर्वीची गोष्ट आहे. माझी त्यावेळी बीड तालुक्यातील धारूर नावाच्या तहसील कार्यालयात परिवीक्षाधीन तहसिलदार म्हणून सहा महिन्यासाठी नेमणूक झाली होती. पूर्वीचा कृषि विभागातील एक वर्ष आणि बँक ऑफ महाराष्ट्र मधील चार वर्ष अनुभव गाठीला असतांनी सुद्धा पहिलीच स्वतंत्र पोस्टिंग असल्यामुळे मी बराच दाबवाखाली होतो. त्याची दोन कारणे होती एक म्हणजे मराठवाड्यातील बीड जिल्ह्यात पोस्टिंग झाली होती आणि मला देण्यात आलेला तालुका हा अधिकारी आणि कर्मचारी यांच्यासाठी त्याकाळी पनिशमेंट तालुका होता. मी रुजू झालो त्यावेळी तुलनेने कर्मचारी कमीच होते आणि जे काही होते ते कामाचा, वरिष्टांचा आणि नागरिकांचा दबाव मुळे आधीच मेटाकुटीला आले होते. मी गेलो त्यावेळी कोणते अर्ज कधी आलेत? किती अर्ज आलेत? आणि कोणाकडे किती दिवस ते प्रलंबित आहेत? याचा काहीच ताळमेळ लागत नव्हता. पेंडन्सी ही हिमालय पर्वतासारखी झाली होती आणि आम्ही सर्व या खाली दबून गेलो होतो. एका एका क्लर्ककडे दोनशे ते तीनशे अर्ज फक्त पडून होते.

साहजिकच एवढी मोठी प्रलंबितता कशी दूर करायची हेच प्रशासनात प्रवेश घेतल्यानंतरचे माझ्यापुढचे पहिले आव्हान होते. पण म्हणतात ना ‘आव्हानेच आपल्याला काही तरी नवीन शिकण्याची संधी देतात’. अगदी त्या प्रमाणे हे आव्हान मी स्वीकारले होते. त्यासाठी आधी कर्मचारी यांना विश्वासात घेणे आणि त्यांची मानसिक सकारात्मकता तयार करणे हे इंद्रधनुष्य मला पेलायचे होते. प्रशासनात काम करत असताना तुम्ही कर्मचारी यांना विश्वासात न घेता मोठी आव्हाने पार करू शकत नाहीत हे मला अगदी मी नवखा असतांनी समजले होते. या बाबीचा वापर मी पुढे अनेक वर्ष करत आलो आहे.

कार्यालयातील प्रलंबितता कमी करण्यासाठी मी ABCD-TWM हे नवीन मोडेल तयार केले आणि सर्व कर्मचारी यांना ते समजावून संगितले. आता ABCD-TWM हे मोडेल काय आहे ते आपण पाहूया. निश्चितच हे मोडेल मा.चंद्रकांत दळवी तत्कालीन विभागीय आयुक्त पुणे यांच्या झिरो पेंडन्सी या मोडेलवर आणि लखीना पॅटर्न वर आधारित होते. या मोडेलमध्ये तुमच्याकडे असलेला प्रलंबित टपाल हा तुम्ही Urgent-Important Matrix प्रमाणे वर्गीकरण करावा लागतो. आलेल्या अर्जाची(टपाल)अत्यावश्यकता आणि महत्व लक्षात घेवून ABCD प्रमाणे वर्गवारी करावी लागते. A म्हणजे अती अत्यावश्यक आणि अती महत्वाचे टपाल, B म्हणजे अत्यावश्यक आणि महत्वाचे टपाल, C म्हणजे अत्यावश्यक नसलेले पण महत्वाचे टपाल आणि D म्हणजे अत्यावश्यक आणि महत्वाचे नसलेले टपाल. आता ही वर्गवारी तर निश्चितच पहिल्या दमात कर्मचारी यांना जमणारी नव्हती. कारण कोणते टपाल अत्यावश्यक आणि महत्वाचे आणि कोणते टपाल अत्यावश्यक आणि महत्वाचे नाही हे कळायलाही त्यांना मार्ग नव्हता. त्यामुळे मला रोज सायंकाळी एका क्लार्क याच्या टेबल खुर्चीवर ३ ते ६ वेळेत बसून ही वर्गवारी करायचे काम करावे लागले. असे जवळपास १५ दिवस चालल्यानंतर टपालची ABCD अशी वर्गवारी झाली होती आणि प्रत्येक कर्मचारी यांच्याकडे चार गठ्ठे किंवा बंडल तयार झाले होते.

आता या अर्जांवर(टपाल) कार्यवाही करायची होती आणि त्याला वेळसीमा नेमून देयची होती. त्यासाठी आम्ही TWM अशी दुसरी वर्गवारी केली. ही TWM वर्गवारी ABCD पेक्षा थोडी सोपी होती. ज्या टपालाला आपण AB निर्धारित केले होते ते TW वेळेमद्धे म्हणजे Today आणि Week मध्ये निकाली काढायचे होते. ज्या टपालाला आपण CD निर्धारित केले होते ते M वेळेमद्धे म्हणजे Month मध्ये निकाली काढायचे होते. तसेच प्रलंबित टपाल बाबत हे करत असतांना रोज येणारा टपाल हा विशेष लक्ष देवून त्याच दिवशी निकाली काढायचा होता. एकंदर हा सर्व उपक्रम पार पाडण्यासाठी दीड ते दोन महिन्याचा कालावधी लागला तेंव्हा कोठे आमची गाडी रुळावर आली होती.

शासकीय कार्यालये ही योग्य व्यवस्थापित असतील तर जनतेला योग्य आणि तत्पर सेवा विनासायास मिळू शकते. कार्यालय दफ्तर हा कोणत्याही शासकीय कार्यालयाचा आत्मा असतो. कोणत्याही पत्रव्यवहारावर कार्यवाही झाल्यानंतर ती कागदपत्रे ही शासकीय अभिलेखाचा भाग होत असतात. कार्यालयीन प्रलंबितता कमी होण्यासाठी योग्य वेळी कार्यवाही आणि अचूक पर्यवेक्षन याबाबत कार्यालय प्रमुख यांनी दक्ष राहावे लागते. त्यासाठी अर्ज आणि टपाल प्राप्त झाल्यानंतर त्याचा प्रवास हा क्रमबद्ध पद्धतीने आणि विनासायास आणि वेळेत व्हावा लागतो. यामध्ये सर्वात महत्वाची नोंदवही असते ती म्हणजे आवक नोंदवही. ज्यावेळी नागरिक कोणताही अर्ज करतात त्यावेळी त्याची नोंद या आवक नोंदवही मध्ये होवून कार्यालयामार्फत त्यांना पोहच दिली जाते. ही पोहच देत आसतांनी त्या अर्जदारास आवक क्रमांक आणि दिनांक अशी पोहच देणे गरजेचे असते. जर अशी पोच दिली असेल आणि तो नागरिक आठ महिन्यांनी आला तरी त्या आवक क्रमांक वरून आपण त्याचा अर्जावर कार्यालयाने काय कार्यावही केली हे शोधू शकतो. साधारणपनाने सर्व प्रशासकीय कार्यालयात ही पद्धती वापरली जाते.

टपालची आवक नोंदवहीला नोंद झाल्यावर सदर टपाल हे वरिष्ठ अधिकारी किंवा एक स्तर कनिष्ट अधिकारी यांच्याकडे महसुला अथवा पृष्ठांकन साठी पाठवले जाते. आलेल्या टपालवर काय कार्यवाही करायची याचे दिशानिर्देश वरिष्ठ अधिकारी यांचेकडून घेणे हा या महसुला अथवा पृष्ठांकनाचा मुख्य उद्देश असतो. मात्र वरिष्ठ अधिकारी यांचे स्तरावर महसुला अथवा पृष्ठांकन बाबत कमालीची अनास्था असते. ते फक्त नोंद घेतली एवढ्यापुरती अर्धस्वाक्षरी करून जमलेच तर Put up किंवा सादर करा असे लिहून तो टपाल कनिष्ठ अधिकारी यांचेकडे पाठवून देतात. माझ्या प्रशासकीय कालावधीत मी कायम टपाल वाचण्यासाठी घरी घेवून जात असतो. कारण कार्यालय प्रमुख यांचे टपालवर नियंत्रण असेल तरच कार्यालयावर नियंत्रण राहू शकते असे माझे मत आहे. टपाल वाचन झाल्यानंतर स्पष्ट असे पृष्टाकन मी करत असे, जेणेकरून संबधित सादर करणार्याु क्लार्कला योग्य असे दिशानिर्देश मिळावेत.

एकदा वरिष्ठ अधिकारी यांचे पृष्टांकन झाले की असा टपाल पुन्हा आवक क्लार्क कडे येतो. त्या नंतर कार्यालयात ज्या वेगवेगळ्या शाखा आहेत त्या शाखांना आलेला पत्रव्यवहार हा पाठवला जातो. हा पत्रव्यवहार त्या शाखेच्या क्लार्ककडे देत असतांनी शाखा नोंदवही वर फक्त पत्रव्यवहार याचे आवक क्रमांक टाकून एकत्रित मिळाले म्हणून क्लार्क स्वाक्षरी करतो. येथे आवक जावक क्लार्क याचे काम संपते आणि संबधित शाखेच्या क्लार्कचे काम सुरू होते.

असे टपाल किंवा पत्रव्यवहार प्राप्त झाल्या नंतर संबधित क्लार्क त्याच्याकडे असलेल्या कार्यविवरण नोंदवहीवर त्या टपालाची नोंद घेतो. या टपाल मधील महत्वाचे संदर्भ याची नोंद विशेष नोंदवही आणि प्रतिक्षाधीन नोंदवही वर घेवून कार्याविवरण नोंदवहीवरून ते प्रकरण वगळले जाते. त्यानंतर अधिनियम, नियम, शासन निर्णय, परिपत्रके इत्यादि विचारात घेवून टिपण टाकून आलेल्या पत्रव्यवहाराची नस्ती किंवा संचीका बांधली जाते. अशी नस्ती कार्यालयीन रचणेप्रमाणे प्रवास करत कार्यालय प्रमुख यांच्या आदेशास्तव ठेवली जाते. विशेष नोंदवही आणि प्रतिक्षाधीन नोंदवही यातील प्रकरणे जसे चौकश्या, अर्धन्यायिक कामकाज, माहिती अधिकार अर्ज, रिट याचिका इत्यादि महिनो महीने चालत असतात. त्यामुळे कार्यविविरण नोंदवहीचा आठवडी गोषवारा काढून तो कार्यालय प्रमुख यांच्याकडून तपासून घेतला जातो तर विशेष नोंदवही आणि प्रतिक्षाधीन नोंदवहीचा मासिक गोषवारा काढून तो कार्यालय प्रमुख यांच्याकडून तपासून घेतला जातो.

कार्यालयीन कामकाज पद्धती मध्ये सहा गठ्ठे पद्धतीचा पुरस्कार केला जातो. यामध्ये कार्याविवरण आणि विशेष नोंदवहीमधील प्रलंबित प्रकरणे, प्रतीक्षाधीन किंवा अवेट नोंदवही मधील प्रलंबित प्रकरणे, नियतकालिक अहवाल आणि नोंदवह्या, अधिनियम-नियम-शासननिर्णय-, परिपत्रके-स्थायी आदेश संचिका, अभिलेख कक्षात पाठवयाची प्रकरणे आणि शेवटी नष्ट करावयाची प्रकरणे असा समावेश होतो. प्रत्येक क्लार्कचे दफ्तर जर या पद्धतीने ठेवले असेल तर त्याला कामकाज करणे सोपे आणि सुटसुटीत होते. टपाल व्यवस्थापन आणि अभिलेखे व्यवस्थापन यासाठी सांगणीकिय प्रणाली विकसित करण्यात आल्या आहेत. राष्ट्रीय सूचना केंद्र यांनी अभिलेख नावाची आज्ञावली तयार केली आहे. कोल्हापूर राष्ट्रीय सूचना केंद्र यांनी तयार केलेल्या ई-डीसनिक प्रणाली वर EZ-PDD ही सुविधा दिली आहे तिचा वापर करता येवू शकतो. तसेच विविध ऑनलाइन टपाल ट्रेकिंग सिस्टिम वापर करता येवू शकेल.

कार्यालयीन कामकाज पद्धती मध्ये अभिलेख कक्ष व्यवस्थापन तेवढेच महत्वाचे असते. कार्यालयातील शाखेच्या स्तरावरील कार्यवाही झालेल्या नस्त्या किंवा संचिका याचे निंदणीकरण(अनावश्यक कागदपत्रे काढणे) आणि वर्गीकरण करून ते अभिलेख कक्षात पाठवून फेरीस्त्त नोंदवही तीन प्रतीत तयार करून त्यावर अभिलेख प्रमुख यांची स्वाक्षरी घेणे आवश्यक असते. शासकीय कार्यालयतील कामकाज पूर्ण झालेल्या संचिका किंवा नस्त्या यांचे अ, ब, क, क१, ड असे पाच प्रकारात वर्गीकरण केले जाते. या संचिकाचा कालावधी अनुक्रमे कायमस्वरूपी, ३० वर्ष, १० वर्ष, ५ वर्ष आणि एक वर्ष असा असतो.तर अभिलेख कक्षात हे गठ्ठे ठेवत असतांना त्यांना अनुक्रमे लाल, हिरवा, पिवळा, पिवळा, सफेत असे रंगाचे कापड वापरले जाते. जेणेकरून विवक्षित कालावधी संपल्यानंतर ते नष्ट करणे सोपे व्हावे. अभिलेख कक्षात अभिलेखे ठेवण्यासाठी कोम्पक्टरचा वापर करावा तसेच अभिलेख कागदपत्र यांचे डिजीटायझेशन सुद्धा काही विभागात करण्याची प्रक्रिया सुरू आहे.

कार्यालयात विचारपूस करण्यासाठी किंवा सल्ला घेण्यासाठी येणारे नागरिक यांना कर्मचारी यांनी पुरेसा वेळ देणे आणि योग्य सल्ला देणे आवश्यक आहे. तसेच अभ्यागत भेटीच्या वेळा निश्चित करून त्यावेळी त्यांना समजून घेतले पाहिजे आणि त्यांचे समाधान केले पाहिजे. विलंबास प्रतिबंध अधिनियम २००५ कलम १० नुसार कोणतेही प्रकरण ७ दिवसाचे आत एका स्तरावर राहू नये अशी तरतूद आहे. तसेच सेवा अधिनियम अंतर्गत अधिसूचित केलेल्या सेवा विनासायास आणि मुदतीत संबधित नागरिक यांना उपलब्ध करून देणे हे कार्यालय प्रमुख यांचे मुख्य कर्तव्ये आहे. ग्राम विकास विभाग आणि सामान्य प्रशासन विभाग यांनी सन २०१७ आणि २०१८ मध्ये शासन निर्णय निर्गमित करून क्षेत्रीय अधिकारी यांना सूचना दिल्या आहेत. सुज्ञ वाचक, अधिकारी आणि कर्मचारी या शासन निर्णयांचा अभ्यास करून त्या प्रमाणे कामकाज करू शकतात. झीरो पेंडन्सी मध्ये निर्गती ही फक्त संख्यात्मक न राहता गुणवत्ता पूर्ण राहिली पाहिजे आणि त्यातून नागरिकांचे समाधान झाले पाहिजे. एकंदर कार्यालयीन टपाल व्यवस्थापन आणि कार्यालयीन अभिलेखे व्यवस्थापन योग्य पद्धतीने केले आणि विनासायास आणि मुदतीत नागरिकांना सल्ला, सेवा आणि लाभ मिळवून दिले तरच सूप्रशासन अस्तित्वात येईल .

राजीव नंदकर, उपजिल्हाधिकारी मुंबई

९९७०२४६४१७